培训机构的产品和服务，主要是通过教务教学传递给家长学员的，教务服务可以说是培训机构产品交付和利润转化的关键点，因此培训机构对教务服务工作再重视都不过分。 那么从日常教务管理工作的实施来看的话，具体存在哪些管理的环节，每个环节要从哪些方面入手，管理的控制点和关键要素都有哪些呢？本次的内容，培训汇将与各位校长和教务老师一起分享。 培训汇是培训机构管理系统提供商，一直致力于培训机构信息化管理的转型升级，在教务管理方面，主要是帮助培训机构解决学员档案管理、排课考勤管理，日常划课，学员转班续报、家校沟通等方面的管理问题，在为客户服务的过程中，也积累了丰富的教务管理工作的经验，分享给大家，希望对大家有帮助。 1、环境卫生 教务人员上班的第一件事情，打扫卫生、整理工装。保持卫生，注意仪容仪表，做到地面整洁，平台整洁、个人仪容仪表整洁，这是对前台教务人员基本的要求。 2、编班流程 编班流程分两个方面，一个是续班的学生，还有一个是前台报名的新生。续班和前台新生的名单都要录入电脑。同时每天要检查一下续班、转班以及退费的登记情况，及时做好这些学生名单的更新。编班的时候这个名单要每天更新。 这方面的工作，现在直接用培训汇系统操作学员报班，就能生成最新的学员班级信息，通过排课的操作，还可以生成每天应出勤的学员名单，这样前台就可以精准了解每天应该出勤的学员信息了。 3、退费 关于退费，只要学生有正当的理由、家长有正当的理由，都是可以给他办理退费的。 使用培训汇操作退费，系统会生成永久保存的电子单据，并且自动汇总在财务数据，汇总在学校的收支数据中，校长和财务可以实时了解学校的盈亏情况。 4、转班 转班就是说因为种种原因这一期报名的学生上不了，需要转到下一期其他的班级。这种情况下最好要求转班只能转一期，如果下一期学生还不来上的话，可以再和学生做沟通处理。 转班是分开学前转班和开学后转班。开学前转班，需要填写一个转班登记表就可以了。 开学之后，学生没有来上课，这种情况下建议家长转班。有一种情况是学生已经来上课，但是上课的次数较少，不足学校规定的次数。如果家长确确实实有不可抗拒的理由，是可以帮他办理转班的，但是这个转班的时候要把他上过的课时扣掉，然后转到下一期。 使用培训汇系统操作转班，技能支持不同班级的转班，还支持原有班级续报课时，教务老师操作之后，各方面的信息实时同步，所有服务这个学员的老师都能了解学员的转班信息，以便马上调整跟进和服务的策略和方法。 5、点名簿管理制度 对上课学生的管理，采取点名簿管理制度，每个校区的点名簿由每个校区专人管理。点名簿的管理有这样几个要求： 在开学前一天要准备好临时点名簿， 这个点名簿要包含前四次课。为什么要用临时点名簿呢?是这样的，因为在开学的前四周，临时编的班有很多不确定的因素，很不稳定，会有别的校区转来的学生，也会有这个校区的学生转到其他校区，也会有这个班级的学生转到其他班级等等，很多很复杂的情况。 从第五次开始学生的情况基本上都稳定了，再采用一个正式的点名簿。每次上课期间点名簿的收发都是有专人来负责。课前开教师会的时候把点名簿发下去，第一节课间的时候把点名簿收回，开始拨打缺勤电话。教务人员在非上课期间，每天都要做好点名簿的更新，包括前台的报名、调班、退费等等。 6、缺勤电话的拨打 上课期间会有学生是由于种种原因不能来上课的。有一些是家长知道的，还有一些家长是不知道的，所以要有一个严格的考勤制度，学生只要在他上课的时间没有到校，都要打缺勤电话。 打电话之前，首先是要确定班级的缺勤人数，确保不出错。因为有时候学生来了，但是点名薄上显示是没有来，当你打电话给家长的时候，家长就会很着急，结果最后发现是教务人员弄错了，这个时候，你再去跟家长解释， 有的时候家长会很不高兴的。所以要求在拨打缺勤电话之前，一定要核实这个学生确确实实没有来上课。 缺勤电话需要表达的主要意思，孩子为什么没有来上课?家长知道孩子没有来上课吗?缺的课有没有时间到别的校区去补一下?如果家长愿意补的话，都要做好记录。如果去电话没有人接听的时候，教务人员一定要进行第二次拨打。 如果打电话的时候出现错误号码或者无法接通的情况一定要及时反馈给编班老师，让老师查找这个孩子有没有其他的联系方式，如果还是没有的话，要检查一下这个班级有没有他的同学，如果有的话，我们可以向他来打听。如果实在没有办法的话，需要在这个孩子下次来上课的时候，请他把正确的信息填写完整。 7、调班登记表 除了以上缺勤电话和点名簿的管理，对于多校区学校来说，调班登记表也是非常重要的。 调班登记表用来记录学生的调班情况：有别的校区调过来的、有本校区调走的、还有本校区调时间的、还有本校区调科目的、校区与校区之间调科目的等等，很复杂。因此须要求调班登记表的填写要非常准确。 如果是校区与校区之间转班的情况，要求接听和拨打电话的双方教务人员都需要在调班表上标明是谁接/打的电话，这样便于信息的核对，确保不出错。 有的孩子调班是因为自己的原因。他想调到那个班，是因为他有一个要好的同学在那个班。有的是他不想参加这个科目，想调到别的科目。更有甚者，孩子自己要求退费，说是家长同意了。所以我们要求这个调班登记表是家长或者学生本人填写。电话调班原则上是不允许的。有一些特殊情况呢，可以先进行登记，然后让家长过来签字，这样才生效。 除了这个比较正式的调班登记表，还要有一个调班通知。在上课期间，点名簿可能已经被老师拿到教室去了。这个时候又要安排学生进教室（这个学生可能是前台刚刚报名的新生，也有可能是试听的学生）。我们就可以填写一张简单的调班通知，由教务人员带到教室去，交给老师，这个调班通知包括三个情况： 一、某某同学调到某某班，不走了，就把这个名单签到这个点名薄上。 二、临时补课在这个班，这种情况下老师只需要给他安排个座位就可以了，不需要填到名单上面。 三、新生报名时，要到这个班上课，也要把这个名字填到这个点名簿上去，并要给他发书。 8、其他表格管理 以上讲的几个表格之外，还有教务日志、报名表等。这些表格的填写，都是有统一的要求。教务日志是记录交班的和接班的老师还有就是上课期间学生请假的情况。 对于报名表的填写，一个是新生报名，一个是老生报名。老生报名，就是续费，可以用一张比较简单的报名表。新生报名，需要去前台填一个非常正式的报名表。新生报名表的信息是比较多：新生姓名、学校、班级、电话号码等等都要填写。电话号码必须填写家庭的电话号码，这是为以后缺勤电话的拨打以及家长的沟通做一个铺垫。 除了以上需要填写的一些学生的基本信息之外，科目、学费、上课时间等内容由教务人员进行填写，为编班来做准备。在新生报名表上，还有一个家庭地址和从什么渠道知道的我们的学校，这是为市场调研做准备的，这两项务必要填写清楚。 标准化的流程对于只有一个校区的学校来说可能是比较繁琐的，但是对于两个或两个以上的多校区学校，工作交接和教务人员的沟通，采用书面的表格比较好一些，这样能够减少扯皮、漏洞等等一些情况。