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那些成功的教育培训机构是怎么做好职能分工和业务流程管理的?

 

今天培训汇和各位校长具体探讨一下:校区如何根据每个岗位形成衔接以保证日常工作常态良性发展。

一般大中型培训机构要具有以上细分化的职能部门,也基本构建起了机构完整的架构体系,各岗位分工清晰明确; 

而小微培训机构局限于自身体量,往往存在“一岗多职”的现状,校长们可以根据自身机构发展情况,将某些岗位进行合并,比如市场部可以与销售部结合,而行政人事部、教务部、教学部可以结合进行综合性岗位设置。

 

搞清楚了一个校区的基本架构之后,我们通过每个岗位的职责,来优化岗位衔接:

 

一、校 长 

校长的岗位任重而道远,需要具备系统的思维和能力,思维上具体包括统筹思维和用户思维、营销思维等,属于综合型人才。

 

另外,校长在对学校的稳健发展上要合理规划,比如工作内容上要以教学、招生、服务来形成体系化运作,同时自身要具备较强推广营销、教育品牌运营以及商务公关、组织协调能力等。

 

主要工作内容: 

1、制定学校战略发展规划,建立运营管理体系,组织实施并改进。

2、对市场部、销售部、教研部、教务部、行政人事部进行管理(制定并明确各部门目标及推进进度,如市场推广宣传、招生策略、教学管理规定,完成招生任务及达成率,服务质量及家长满意度)

3、制定明确学校内部各项制度,及时了解校区情况,解决处理校区问题。

4、召开日常会议,签署各项文件,保证校区正常运作。

 

以执行校长的一天为例,我们具体看下校长应该做的事情

1、开早会,主要激励员工士气,了解工作计划;签署各项文件;

2、查看并掌握校区的各部门工作以及各项数据;

3、解决校区具体业务问题以及答疑,做好校区工作的计划、组织、协调、控制。

 

二、市 场

市场作为学校营销最前端的部分,平日工作开展主要围绕资源量、上门量、异业合作单位约访洽谈、新签人数、新签金额、所投入的成本、距离本周上门量,新签人数,新签业绩所差目标来展开。

除此之外,如果是企业化的学校,市场部门要做的也就更多,比如:营销体系搭建,运营管理,当然部门都是根据企业自身而来的,如果大企业能力资源达不到可找第三方。

 

主要工作内容如下:

1、前期链接家长和孩子的心理距离;

2、通过调研来做市场评估,包括市场调研计划的制定及实施,包括定位和推广策略;

3、围绕校区具体活动做策划;

4、对外进行广告宣传;

5、链接招生资源与数据;

6、拓展招生渠道,如:进行异业合作等。

 

三、销 售

销售即咨询师,销售部负责拉近与家长的物理距离。

咨询与回访电话,网络咨询,召开咨询会家长会或者会销等工作,从市场部引入到由咨询师开始咨询转化,到学员报名后交到教学部班主任的手上为止,都属于咨询师的工作。

1、角色定位

作为咨询师,一定要做好定位, 这个定位建立在既是专家还是业务员以及老师的角色上,洞察家长的需求,给到专业的咨询,不是为了业务而招生,是站在为家长解决问题的基础上提供超预期服务。以家长为中心,建立信任,评估需求,再进行推介产品达成成交。

2、工作流程

咨询的工作流程主要包括咨询前、咨询中和咨询后。这个过程是了解家长基本情况,对家长进行信息管理 ,后续进行分级管理。根据来电的基础信息来对家长进行识别,明确,并邀约上门签约。咨询师整体个人传递给家长的专业理念和标准话术销售签单都是咨询体系中重要的一环。

3、合格咨询师基础版

熟知校区文化与内部情况,熟知学科知识,具备家庭教育、教育学、心理学只是能力,电话咨询标准作业、销售沟通技巧以及个人职场素质,能力素养与岗位职责才能达标。

4、销售日常工作管理

a、听录音,打电话,在打电话的过程中注意洞悉家长需求;

b、平时电话以及面谈话术要多次演习和磨练;

c、接待家长,签单以及有效沟通;

d、签单后搭建客户管理体系;

e、专业知识与技能培训;

f、指标考核:咨询量、邀约量、签单量;

g、附加项:演讲能力、洞察需求、判断力、控场。

 

四、教 师

授课教师除了磨课上课,还要深究课程内容,思考教学的“精华”“糟粕”,并结合上课学生的实际情况,才能促进学校教学质量的进步。不做刻板机械的老师,从课堂与孩子中实践和研究,让学生得到真正意义上的提升。

日常工作职责

1、制定学习策略;

2、备课磨课上课;

3、做教学进度排期;

4、阶段性为学生做总结;

5、为学生解疑答惑;

6、创造丰富的教学体系,研发适合学生的课程;

7、为学生学习做优质服务。

 

五、教 务

1、教务的日常工作如下:

(1)为学生建立档案做crm表

(2)给学生和家长做分层运营

(3)细致化服务和激励体系

(4)对家长和教师进行管控

(5)电话回访

(6)定期组织教学研讨会

(7)家长汇报成果会

(8)家长社群管理

(9)为老师梳理统计课时

(10)转介绍和续单。

2、工作核心:家长满意度和口碑。

3、具体做法延伸:

(1)做好体验管理,加强与家长之间的互动联系,在共鸣上多与家长接触,把他们当成朋友。

(2)核心家长要经常口头赞美,用行动来感谢,比如多赠送孩子3课时,转介绍的特别优惠。

(3)倾听家长真实的声音,优化学校服务和课程,提高口碑。

(4)粘住学生:用吸引孩子的方式,童趣好玩儿或者有趣有用,让孩子喜欢来你这儿。

(5)做好孩子课前课中课后的管控和服务。

(6)做增值服务给到家长超预期惊喜感,获得家长和学生的喜欢和信任。

在维护家长的过程中,一定要在理解家长需求的基础上,将服务显性化可视化,提升服务水平,营造家长忠诚度。说白了,市场或者销售做的是“吸引”,当这个流量池被构建后,教务承接过来后是维护并扩大流量池的作用,也是让家长和孩子获得良好体验的过程,体验的过程就是让别人喜欢,被尊重,被理解,被重视,继而产生二次续费与转介绍。

 

除了销售,教务是离家长最贴近的人,也是接触频次最多的人,能够基于家长视角,见证孩子一步一步的成长,在校区取得成果的过程。接触的家长越多,离消费者越近,也就越有话语权。

而在各个岗位和部门以及员工,在日常工作中,要实现高校协同,则应采用高效的信息化管理工具。对学校实施科学的信息化管控,校长和其他管理者,都可以及时了解机构运营的真实状态,及时应对市场和自身的风险。培训汇深耕培训行业信息化管理十几年,用深入的信息化管理机制和工具,帮助国内大多数培训机构解决了从市场营销,招生销售,财务收费到教务管理和家校沟通等方面的问题,在促进教育培训机构发展的同时,也帮助培训机构化解了许多生存和发展过程中的风险。

 

做学校做教育,一定是和家长形成“我中有你,你中有我”,成人达己,做好每个岗位与家长的“呼应”,在爱与责任中前行。

 

培训汇是专为培训机构提升招生业绩,改进管理效率的培训学校管理系统解决方案,经过十几年的行业积累和行业创新,为很多教育培训机构解决了外部营销和内部管理上的问题,如果您的培训机构存在管理和营销的问题,联系培训汇,我们会为您提供一对一的顾问服务。